سازمانها نیازمند ابزارهایی هستند که نهتنها وضعیت عملکرد کارکنان را نشان دهد، بلکه شایستگیها و پتانسیلهای نهفته آنها را نیز در نظر بگیرد. ماتریس عملکرد – شایستگی بهعنوان یک ابزار راهبردی و دادهمحور، این امکان را فراهم میکند تا با ارزیابی همزمان دو بعد کلیدی عملکرد (نتایج کاری) و شایستگی (دانش، مهارتها و تواناییها)، تصویر جامعی از وضعیت منابع انسانی به دست آید. این ابزار اغلب با عنوان ماتریس 9 خانهای پتانسیل – عملکرد شناخته میشود.
شبکه ۹ خانهای یکی از ابزارهای شناختهشده برای مدیریت استعداد و برنامهریزی جانشینی است که برای دههها ابزار اصلی برنامهریزی جانشینپروری بوده است که اگر بهدرستی استفاده شود، تیمهای منابع انسانی میتوانند یک مرور کلی از عملکرد و شایستگی کارکنان به دست آورند.
هر سازمانی در مقطعی نیاز دارد تا مجموعه استعدادهای خود را ارزیابی کند، نقاط قوت و ضعف را شناسایی کند و آینده کارکنان خود را ترسیم نماید. اگرچه این ابزار نمیتواند همه چیز را درباره کارکنان به شما بگوید، اما میتواند نگاهی دقیق و ارزشمند به عملکرد و شایستگی آنها ارائه دهد.
ماتریس عملکرد-شایستگی چیست؟
ماتریس عملکرد – شایستگی یک مدل ارزیابی دوبعدی است که کارکنان را بر اساس دو معیار کلیدی دستهبندی میکند:
- عملکرد (Performance): میزان موفقیت فرد در دستیابی به اهداف و نتایج مورد انتظار شغلی، تحقق شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs).
- شایستگی (Competency): مجموعهای از دانش، مهارتها، رفتارها و تواناییهایی که فرد برای انجام وظایف فعلی یا پذیرش مسئولیتهای بزرگتر در آینده نیاز دارد.
این ماتریس معمولاً به شکل یک جدول 3×3 طراحی میشود که محور افقی آن سطح عملکرد (پایین، متوسط، بالا) و محور عمودی آن سطح شایستگی (پایین، متوسط، بالا) را نشان میدهد. هر خانه در این جدول نمایانگر یک گروه خاص از کارکنان است که استراتژیهای متفاوتی برای مدیریت و مداخلات در آنها نیاز است.
اهداف شبکه ۹ خانهای:
باید توجه داشت که فلسفهی اولیه و اصلیای که منجر به ساخت این ماتریس به عنوان یک ابزار گشته، به اوایل دهه 1970 برمیگردد، زمانی که در آن، ساختارهای سلسلهمراتبی در سازمانها حاکم بوده است. در اصل، فلسفهی وجودی این ابزار پر کردن جایگاههای شغلی در سلسلهمراتب سازمانی بوده است. این اتفاق از طریق شناسایی افراد مستعد از طریق ارزیابی 2 عامل صورت میگرفته است. نکتهی مهم در این زمینه، سلسلهمراتب و انتخاب افراد مناسب برای پرکردن جایگاههای شغلی در این سلسلهمراتب یا بهعنوان نامزد در آینده بوده است. طبیعتا موضوع توسعه و برنامههای توسعه به شکل و اهمیت امروزی آن در آن زمان مطرح نبوده است. در این مقاله سعی شده که متناسب با شرایط امروزی مدیریت منابع انسانی به این ابزار پرداخته شود. بهطور کلی کارکردهای مورد انتظار از ماتریس عملکرد – شایستگی موارد زیر میباشد:
- شناسایی استعدادها و فرصتهای جانشینی
- شناسایی مربیان و منتوران داخلی
- به دست آوردن دیدی جامع از وضعیت موجود، شناسایی شکافها و دلایل و ریشههای مشکلات و طراحی برنامههای بهبود
- ایجاد برنامههای توسعه برای پرکردن شکاف شایستگی
- بهینهسازی برنامههای توسعه کارکنان
- درک حوزههای نگرانکننده
- تأثیر بر استراتژیهای استخدام
- ردیابی پیشرفت کارکنان در طول زمان
مزایا و معایب شبکه ۹ خانهای
شبکه ۹ خانهای در دنیای مدیریت منابع انسانی، ابزاری نیمهجنجالی محسوب میشود. برخی آن را مدلی ساده و کاربردی میدانند، در حالی که دیگران معتقدند رویکردی قدیمی است که بیش از حد بر برچسبگذاری تمرکز دارد. بیایید نگاهی عمیقتر به مزایا و معایب آن بیندازیم:
مزایای شبکه ۹ خانهای
- سهولت استفاده: با ساختار ساده و مشخص، کافی است نقاط قوت و ضعف کارکنان را بررسی کنید تا آنها را در خانه مناسب قرار دهید. طراحی بصری شبکه ۹ خانهای باعث میشود که حتی افراد تازهکار بهراحتی آن را درک کنند.
- افزایش شفافیت: این روش نیازمند ارتباط باز و صادقانه در تیم رهبری برای ارزیابی جایگاه هر کارمند است. این گفتوگوها میتوانند انتظارات و اهداف رهبران برای سازمان را شفافتر کنند و گفتوگوهای دربارهی عملکرد و توسعه را آغاز میکند.
- تسهیل برنامهریزی منابع انسانی: با استفاده از شبکه ۹ خانهای، درک روشنی از نقاط قوت کارکنان به دست میآورید و میتوانید تشخیص دهید که کدام کارکنان پتانسیل رهبری یا نقشهای ارشد را دارند. سپس میتوانید اطمینان حاصل کنید که این کارکنان حمایت و راهنمایی لازم برای پیشرفت را دریافت میکنند.
- اولویتبندی تخصیص منابع: یکی از مزایای کلیدی شبکه ۹ خانهای، سادهتر کردن تصمیمگیریهای سرمایهگذاری در استعداد است. بودجه مدیریت و توسعه استعداد میتواند بر اساس جایگاه کارکنان در ماتریس ۹ خانهای تخصیص یابد. کارکنان با عملکرد و شایستگی پایین (گوشه پایین چپ) باید کمترین سرمایهگذاری را دریافت کنند، در حالی که استعدادهای استثنایی (گوشه بالا راست) باید بیشترین منابع را دریافت کنند.
معایب شبکه ۹ خانهای
- معیارهای نامشخص: چگونه شایستگی یک فرد را اندازهگیری میکنید؟ برای استفاده مؤثر از این ابزار، ابتدا باید معیارهای دقیق برای سنجش عملکرد و شایستگی تعیین کنید. در غیر این صورت، معیارها ممکن است مغرضانه، غیرقابل اعتماد یا غیرقابل استفاده باشند. بزرگترین نقطهضعف آن، وابستگی به مدیریت عملکرد سنتی است که با بررسی سالانه و ارزیابیهای ذهنی مدیر مشخص میشود. بسیاری از شرکتهای پیشرو به سمت بازخورد مستمر و مدیریت و توسعهی عملکرد حرکت کردهاند که فرصتهای بیشتری برای بهبود عملکرد و دادههای دقیقتر برای ارزیابی فراهم میکند.
- خطر سوگیری: جانبداری، نظرات شخصی و طرفداری میتواند بهراحتی بر جایگاه کارمند در شبکه تأثیر بگذارد. برای استفاده مؤثر، شبکه ۹ خانهای باید عینی باشد و دلایل و دادههای مشخصی برای پشتیبانی از جایگذاری هر کارمند وجود داشته باشد.
- محدود کردن کارکنان به برچسبها: قرار گرفتن یک کارمند در شبکه میتواند بر دیدگاه تیم مدیریت نسبت به او تأثیر بگذارد. برای مثال، اگر کارمندی بهعنوان عملکرد پایین با شایستگی پایین دستهبندی شود، ممکن است این برداشت بر نحوه برخورد و نگاه تیم به او اثر منفی بگذارد. ارزش واقعی شبکه ۹ خانهای در برچسبگذاری کارکنان نیست، بلکه در فرایند ارزیابی و گفتوگوهای ناشی از آن است. این ابزار نباید برای تصمیمگیری نهایی درباره آینده، شایستگی یا جایگاه کارمند در سازمان استفاده شود، بلکه میتواند نقطه شروعی برای تعیین جایگاه کلی او و آغاز گفتوگوی سازنده با مدیریت باشد.
- کارکنان با رتبه پایین بهراحتی دلسرد میشوند: عبارت «شایستگی پایین» نباید بهسادگی استفاده شود. کارکنان با شایستگی پایین ممکن است از بهترین اجراکنندگان شما باشند. هیچ اشکالی ندارد که کارمندی سر کار بیاید، کار عالی انجام دهد و نخواهد به سطح بالاتری پیشرفت کند. آنها ستون فقرات موفقیت کسبوکار هستند و فهمیدن اینکه شما آنها را «پایین» در نظر میگیرید، میتواند کاملاً دلسردکننده باشد. شفافیت در فرایندهای مدیریت استعداد ضروری است تا از تبدیل شدن به سیستمی مانند “رتبهبندی و حذف” جلوگیری شود.
ساختار ماتریس و تحلیل گروههای کارکنان
ماتریس عملکرد – شایستگی معمولاً به صورت زیر طراحی میشود:
در ادامه، به صورت مختصر توضیحی در رابطه با هر یک از خانههای این ماتریس ارائه میگردد:
1. شایستگی بالا، عملکرد بالا (ستارههای سازمان)
این گروه شامل کارکنانی است که هم در عملکرد (دستیابی به اهداف و ایجاد ارزش برای سازمان) و هم در شایستگی (مهارتهای فنی، نرم و پتانسیل رشد) در سطح عالی قرار دارند. آنها سرمایههای اصلی سازمان و کاندیداهای ایدئال برای نقشهای رهبری و پروژههای استراتژیک هستند. همچنین میتوان از آنها بهعنوان مربی یا منتور در برنامههای توسعه و جانشینپروری استفاده نمود.
2. شایستگی بالا، عملکرد متوسط (استعدادهای در حال رشد)
این کارکنان شایستگیهای بالایی (مانند مهارتهای فنی، توانایی یادگیری و حل مسئله) دارند، اما عملکردشان به دلیل عواملی مانند کمبود انگیزه، تجربه یا فرصتهای مناسب، در سطح متوسط است. آنها پتانسیل بالایی برای تبدیل شدن به ستارههای سازمان دارند.
3. شایستگی بالا، عملکرد پایین (نیاز به انگیزه و چالش)
این گروه شایستگیهای بالایی دارند، اما عملکردشان به دلایلی مانند عدم انگیزه، ناسازگاری نقش یا موانع خارجی (مانند مشکلات شخصی یا سازمانی) پایین است. این افراد با اقدامات مناسب، میتوانند عملکرد خود را بهبود دهند.
4. شایستگی متوسط، عملکرد بالا (پتانسیل برای رشد)
این کارکنان عملکرد خوبی در نقش فعلی خود دارند، اما شایستگیهایشان (مانند مهارتهای فنی یا نرم) نیاز به تقویت دارد تا بتوانند در نقشهای پیچیدهتر یا بلندمدت موفق شوند.
5. شایستگی متوسط، عملکرد متوسط (عملکرد پایدار)
این گروه شامل کارکنانی است که عملکرد و شایستگی متوسطی دارند. آنها نیروی کار پایداری هستند که وظایف خود را بهخوبی انجام میدهند، اما شایستگی محدودی برای رشد سریع یا پذیرش نقشهای پیچیده دارند.
6. شایستگی متوسط، عملکرد پایین (نیاز به آموزش فوری)
این کارکنان شایستگی متوسطی دارند، اما عملکردشان به دلیل کمبود آموزش، تجربه یا انگیزه پایین است. با سرمایهگذاری در توسعه، میتوانند عملکرد بهتری ارائه دهند.
7. شایستگی پایین، عملکرد بالا (عملکردگرا اما محدود)
این گروه عملکرد خوبی در نقش فعلی خود دارند، اما به دلیل شایستگیهای پایین (مانند کمبود مهارتهای فنی یا نرم)، برای نقشهای پیچیدهتر یا بلندمدت مناسب نیستند و بایستی برنامههای توسعهی شایستگی را برای آنها اجرا نمود.
8. شایستگی پایین، عملکرد متوسط (نیاز به بهبود مستمر)
این کارکنان به دلیل شایستگی پایین و عملکرد متوسطی که دارند، نیاز به بهبود مستمر در هر دو حوزه دارند تا بتوانند به سطح بالاتری برسند یا عملکرد پایداری داشته باشند.
9. شایستگی پایین، عملکرد پایین (در معرض خطر)
این گروه هم در عملکرد و هم در شایستگی در سطح پایینی قرار دارند و میتوانند برای سازمان ریسک ایجاد کنند. آنها نیاز به اقدامات اصلاحی فوری یا بازنگری در همکاری دارند. در قدم اول بایستی به علل و ریشهی این موضوع پرداخت.
با توجه به شرایط و اقتضای هر یک از خانههای این ماتریس، مجموعهای از استراتژیها وجود دارد که بایستی متناسبترین و اثربخشترین آنها را جهت اقدام انتخاب و بر اساس آن عمل نمود.
نکاتی برای گرفتن نتایج بهتر از ابزار ماتریس عملکرد - شایستگی
- شخصیسازی معیارها: معیارهای عملکرد و شایستگی را متناسب و مرتبط با مشاغل و سازمان خود انتخاب کنید.
- استفاده از فناوری: از پلتفرمهای منابع انسانی برای خودکارسازی فرایند هدفگذاری، بازخورددهی و ارزیابی استفاده کنید.
- ارتباط مستمر: نتایج ماتریس را با کارکنان به اشتراک بگذارید تا اعتماد و انگیزه آنها افزایش یابد.
- طراحی و اجرای برنامههای شایستگی اثربخش: در بسیاری از موارد برنامههای شایستگی به جای دستیابی به اهداف خود تبدیل به برنامههایی دلسردکننده و بی اثر میشوند. مقالهی بازنگری در برنامههای شایستگی: آیا برنامه شما نیاز به اصلاح دارد؟ در رابطه با این مسئله است.
- تمرکز بر توسعه بلندمدت: ماتریس را بهعنوان بخشی از استراتژی جانشینپروری و توسعه رهبری ببینید.
- سیستم مدیریت عملکرد اثربخش: رعایت نکاتی برای طراحی و اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد اثربخش و الهامبخش. طبق پژوهشی فقط 2 درصد از مدیران ارشد منابع انسانی شرکتهای 500 فورچون کاملا موافقاند که سیستم مدیریت عملکرد آنها مؤثر است.
برای دریافت مشاوره تخصصی و اطلاع از راهکارهای ما، همین حالا با ما در ارتباط باشید.
